GortsUp Academy: своя LMS вместо 48 Excel-таблиц. Посещаемость, долги, отвал и оценки в одной системе

Список всех групп академии строится из групп и их модулей, фильтруется по 13 направлениям и жизненному циклу: активные, завершённые, архив. Для админа точки над списком висят плашки «сегодня отметить», «прошлые без отметок» и «долгов нет» по его группам.

Форма создания группы сразу строит расписание. Состав группы она не создаёт никогда: студент попадает в группу только из книги договоров, иначе в LMS снова появились бы «ничьи» студенты.

Число занятий при создании группы сначала бралось по умолчанию, 24 плюс одно. У настоящего курса бухгалтерии их 49, и прогноз освобождения аудитории уезжал на полгода раньше. Теперь при генерации расписания потока число занятий обязательно вводят руками, а форма группы прямо подписывает, сколько занятий создаст.

Плитки «студентов», «прошло модулей», «отметок» и доходимость группы против цели академии считаются при каждом открытии страницы из отметок и статусов. Ни одного сохранённого процента в базе нет.

Доходимость показывается двумя цифрами: без учёта отвала и со всеми. Руководство видит и дисциплину тех, кто учится, и цену тех, кто ушёл.

Статусы «пауза» и «отвал» спорили с живыми отметками: у 13 студентов ярлык говорил «ушёл», а сетка показывала «пришёл». Сначала ввели правило «факт сильнее ярлыка»: живая отметка возвращала студента в учёбу. С 26 августа его сузили: отметка возвращает только из отвала до старта и только если в книге нет списания.

Матрица Д/Н по всем модулям группы. Отметку ставит одна серверная функция с проверкой прав и окна занятия. Пока академия работала параллельно в Excel, каждая отметка уходила обратно в старый Google-журнал.

У каждой отметки есть время постановки. По нему видно, отметили занятие вживую или залили пачкой задним числом. Флаг «прогноз» такого различия не давал.

Окно отметки. Слишком узкое злило админов («уже закрыто, когда заходим»), слишком широкое превращало учёт обратно в «заполню завтра». Дедлайн отметки поставили через несколько часов после начала занятия, а саму отметку можно поставить до конца дня. На встрече это оценили: «удобнее, чем было».

Под сеткой список не пришедших на последнее занятие: причина, телефон и комментарий в одной строке. Ниже должники группы с днями просрочки и гипотеза потерь от отвала для студентов в зоне риска.

Тех, с кем уже работает кейс-менеджер, система убирает из обзвона. Двум людям не нужно звонить одному студенту с разными вопросами.

Потенциальный убыток легко принять за факт. Блок прямо подписан как гипотеза и показывает правило расчёта: серия пропусков или доходимость ниже порога.

Один отчёт за день по всем группам админа. Заполненность система считает из сетки. После сдачи отчёт уходит в Slack, а в Telegram-каналы групп до 7 сентября уходил пост на армянском: занятие проведено, пришло столько-то, оцените модуль.

Каждые 15 минут функция проверяет динамический дедлайн и шлёт админу алерт в Telegram, если отчёт не сдан.

В сентябре автопост студентам пришлось аварийно остановить одной миграцией. Старые дыры в отчётах мы не стали наказывать задним числом: объявили амнистию, и спрос начался с 20 августа.

Все занятия с правкой лектора, аудитории, даты и статуса видеозаписи. Каждая операция над расписанием живёт отдельной функцией в базе: добавить, удалить, перенести со сдвигом хвоста, отменить, перенумеровать по датам.

Перед переносом модуля экран показывает предпросмотр: какие занятия сдвинутся и на какие даты. Один мульти-фильтр работает на четырёх экранах сразу.

Перенос одного занятия оставлял дыру в середине курса, а не в хвосте. Отмена занятия тянет за собой нумерацию, зарплату лектора и знаменатель доходимости, поэтому каждую операцию закрыли SQL-тестом.

Недельная сетка занятий. Отсюда управляют расписанием и одной кнопкой копируют текст расписания в чаты групп.

Пятый смерженный PR проекта, в первые сутки PR-процесса: доска контент-производства по просьбе CEO. К августу она выросла в главную точку управления расписанием.

Доска научилась различать четыре типа модуля: занятие, экзамен, пересдачу и выпускной. От типа зависит, когда студенту звонят с опросом.

Занятость аудиторий по дням и слотам. Календарь ничего не хранит и строится из расписания, поэтому не расходится с ним.

Аудиторию ставят кликом в любом месте интерфейса. Аудитория привязана к занятию, а не к группе, и конфликты расписания видны сразу.

CEO попросил задавать реальную дату окончания группы, иначе распределение аудиторий «может оказаться ложным». Разбор показал главную причину: у двух групп расписание сгенерировали на 25 занятий вместо 49, и календарь обещал освободить аудиторию осенью вместо весны.

Реестр курсов с чек-листом готовности запуска и панелью потоков. Рядом экран стартов: что вот-вот запускается и набралось ли людей.

Курсы перестали заводить SQL-скриптами. Коды курсов перевели на трёхбуквенные: A·15 стал ACC·15.

Дату окончания курса каждая функция считала своей копией одной формулы, у правила не было имени. Правило «окончание равно последнему модулю» закрепили в базе одной функцией, и этот PR дважды упирался в лимит в пять кругов AI-ревью.

Список тех, у кого заканчивается пауза: связаться и вернуть человека в поток. Строки без даты возврата стоят сверху, их нужно разобрать первыми.

До отмены паузы запись без даты возврата в базу не проходила. Страж стоял в самой базе, и миграция при выкатке проверяла, что он ловит нарушение.

Правило нарушили 12 реальных студентов ещё до стража: без даты напоминание о возврате не сработало бы никогда. В августе паузу упразднили совсем, и экран теперь разбирает старые паузы.

CRM лекторов из шести вкладок: база со ставками по курсам, расчёт зарплаты по факту проведённых занятий, дашборд, отпуска с заменами, обратная связь и заявки от кандидатов.

Зарплата считается из расписания автоматически. Любая корректировка требует причину, и её видно в журнале.

Роль лектора только читает расписание, а обратную связь лектор сдаёт в отдельной форме. На той же базе мы собрали отдельный сайт подбора лекторов с воронкой кандидатов.

Очередь должников по стадиям и возрасту долга и отчёт сбора оплат.

Единая лента коммуникаций. Звонки, сообщения, договорённости и заявления по должнику лежат в одной ленте, а не в шести разных списках.

Счета без привязки к студенту однажды склеились в одного «должника», и отчёт сборов вырос вдвое при том же числе людей. Сейчас непривязанный и списанный долг идут отдельными строками, а к отчёту приложен чеклист доверия к цифрам.

Узкий срез: только те, у кого платёж на подходе, с карточкой CRM, телефоном и формой комментария.

Отдельный маршрут, а не вкладка: срез открывается одной ссылкой и не тянет за собой всю очередь сборов.

Раздел запустили для админа точки, а через два дня право у этой роли сняли. Экран остался у руководства и модераторов.

Лента дел на сегодня по ступеням от даты платежа: напоминание до срока, касание в день оплаты, звонок с первой просрочки. У каждой ступени свой канал. Касание, заявка и вопрос бухгалтерии живут прямо в строке.

Раздел за девять дней собрала команда заказчика в нашем конвейере. Она взяла готовые ленту коммуникаций, согласования и роли и прошла те же тесты и ревью.

Один из дней между ступенями сначала не попал ни в одну, и клиент на сутки пропадал с экрана. Ступень сделали паузой, а не пропуском.

Автоматическая очередь: кто не пришёл на последнее занятие и кто должен. Звонок фиксируется тремя слоями: канал, дозвонились ли и чем закончился разговор.

Запись разговора из АТС слушается прямо в строке очереди. К контакту можно приложить файл: скрин оплаты или документ.

Списанный долг продолжал звать менеджеров на звонок. Мы убрали его из очереди, и прозвон перестал тратить время на тех, кого бухгалтерия уже закрыла.

Построчная сверка LMS с книгой договоров бухгалтерии: девять цифр «в LMS, в книге, расхождение». Клик по цифре фильтрует список. Отдельная страница сравнивает списанный долг.

Деньги двух книг мы сверили построчно: 1 560 договоров из 1 560 совпали по оплатам, долгу и списаниям.

Месяц LMS сверялась с производной книгой, которая сама копирует первоисточник. У 144 договоров из 2 001 код потока потерял букву курса, ещё у 117 был пуст, и матчинг молча терял 261 договор.

Заявления на отказ и перенос срока платежа идут цепочкой подписей. У каждой роли ровно одно действие, порядок проверяет база. Счётчик в меню показывает то, что ждёт именно тебя.

Раздел построили по плану из пронумерованных этапов, от нулевого до четвёртого, и все этапы влили за четыре дня.

Раньше заморозка студента одной транзакцией ставила статус и сдвигала график платежей. Технически удобно, по договору недопустимо. Сцепку разобрали на заявление и подписи.

Новые клиенты, которые ещё не были ни на одном занятии: подтвердить группу, добавить в канал, собрать фото, пройти анкету. Каждая отметка спрашивает подтверждение, фото лежит в приватном хранилище.

Без первой оплаты группу назначить нельзя. Система не пускает в поток того, кто ещё не стал клиентом по деньгам.

Через неделю после запуска очередь выросла до 169 человек, а отметок чек-листа было ноль. Мы записали это как «не внедрено» и пошли выяснять процесс, а не дописывать код.

Весь путь клиента от договора до первого занятия в 14 шагов со ссылками и напоминаниями. Ниже порога готовности клиент попадает в красную зону.

Первые два шага, подтверждение курса и потока, открывают выбор группы. Пока они не закрыты, группу выбрать не из чего.

Контур собрала команда заказчика на основе нашего онбординга. Порог красной зоны вынесли из кода в настройку.

Договоры из книги без группы. Три очереди: обязаны быть в группе, без первой оплаты, долг списан. Поток из amoCRM подставляет вероятную группу.

Раздел начинался как заплатка «куда деть договор без группы» и стал рабочим местом отдела продаж.

Назначение группы сверяется с книгой. Если поток в книге и в LMS расходится, экран не молчит, а показывает, почему группу подобрать не вышло.

Одна точка вместо охоты по листам: статус, доходимость, реквизиты, договоры и сканы, платежи, звонки, карточка amoCRM и лента коммуникаций. Открывается страницей и выезжающей панелью с любого экрана.

Кнопка отказа в карточке отсутствует. Отказ фиксирует книга договоров, LMS только зеркалит его, а вручную доступен только возврат в «учится».

Ключ студента. Сначала им был ID сделки из CRM, потом замер прода показал, что номер договора заполнен у всех и без дублей. Ключ пересмотрели, но первичный ключ таблицы не трогали: на нём держатся отметки, оценки и звонки.

Рабочая доска риска: серия пропусков или просроченный платёж. Корзины «сегодня», «неделя», «старше» и лента коммуникаций прямо в строке.

Одно имя и одна формула. До этого «критичными» называли две разные метрики с разными числами.

В первый боевой день клик по карточке ронял страницу: обработчик клика оказался внутри серверного компонента. Тесты и типы были зелёными. С тех пор после каждого релиза экрана мы кликаем его руками на проде.

Кейсы тех, кто сказал «отказ» или «пауза»: встреча, ответственный, исход. Трекер кейсов отдела заботы открывается прямо из меню LMS.

Отказ в звонке больше не отваливает студента автоматически. Он открывает кейс, и только из прозвона за три недели таких кейсов набралась сотня.

Статус «отказ» в LMS не ставит никто. Его решает книга договоров, а кейс живёт параллельно, пока человека пытаются вернуть.

Главный экран руководства: показатели, тепловые карты по группам, оценкам, сборам и оттоку, тренды, полнота данных и выезжающие панели «глубже» по каждой цифре.

Клик по любой цифре раскрывает список, из которого она посчитана. Руководитель проверяет цифру сам, без разработчика.

После заливки всех групп навигатор молча считал метрики по 18% отметок: база отдаёт максимум тысячу строк и не сообщает об обрезке. Все растущие таблицы теперь читает один постраничный хелпер.

Студент оценивает курс и лектора по QR на армянском, без регистрации. Отдел заботы ведёт очередь опроса по звонку, окно опроса система считает из занятий.

Страница оценки знает только занятие. Про студента, телефон и платежи она не знает ничего, поэтому её не страшно открыть кому угодно.

Честная часть: опрос по звонку так и не заработал, за всё время ноль отработанных звонков, а оценки по QR к сентябрю почти перестали приходить. Коду не хватает ответственного и регламента, и мы так и написали заказчику.

Журнал показывает, кто, что и когда менял: отметки, статусы, модули, звонки, студентов, группы. В настройках пороги, границы сверки с книгой, справочник курсов и привязка Telegram для алертов. Значения порогов задаёт руководство, поэтому в кейсе мы их не показываем.

Журнал действий был первой фичей архитектуры, 8 июля. Повод: админ случайно поменял номер телефона, и данные было уже не найти. Сейчас в журнале больше 20 тысяч записей.

Статистику активности сотрудников для бонусов собрали за одно утро тремя PR: расчёт в базе, правила чтения, экран.

Переписка со студентами в Telegram от аккаунта академии с пометкой, кто из сотрудников написал. Воркер на Python держит сессию аккаунта и забирает исходящие из очереди атомарно.

Первым всегда пишет студент. Так аккаунт не получит бан за спам, а сотрудник не напишет человеку без повода.

Раздел построен и ждёт запуска. Мы не записываем его в результаты, пока в нём нет живых переписок.

Лектор получает ссылку на своё занятие и видит агрегат и список не пришедших. Ссылка адресует занятие отдельным случайным кодом, не тем, что стоит в QR формы оценки.

Рабочих экранов у лектора нет: его роль только читает расписание, учётка открывает форму обратной связи, а доходимость занятия приходит по ссылке без входа.

Страница не показывает телефоны, договоры и деньги. Всё, что ей можно, решает одна узкая функция базы.